Ansvarsfulla inköp - Fastighetsägarna

Vad innebär ansvarsfulla inköp?

När du lägger vikt vid att samarbeta med seriösa leverantörer bidrar du till sund konkurrens och goda förhållanden för de som arbetar indirekt åt dig. Med ansvarsfulla inköp skapar du en trygg affär både för dig som fastighetsägare, för dina hyresgäster och för samhället i stort. De tre ben som hållbar utveckling står på – ekonomi, miljö och sociala frågor – är även de en del av ansvarsfulla inköp.

Inköpsprocessen kan delas in i tre delprocesser: behovsanalys, riskanalys och hantering av risker (vid val av leverantör och under avtalstiden). Vi hoppas att vår framtagna vägledningen kan fungera som en guide i er inköpsprocess och ge både inspiration och konkreta tips på vad man som fastighetsägare kan göra för att bidra till mer ansvarsfulla inköp.

Riskminimering vid inköp

Det mest resurseffektiva alternativet är så klart att inte köpa in något alls. Så det första steget är att försäkra sig om att inköpet är motiverat. Identifiera behovet som inköpet ska täcka och ta reda på vilka lösningar som finns tillgängliga. Ska nya produkter köpas in eller finns det andra alternativ, exempelvis en hyrtjänst eller återanvändning?

Möjligheten att skapa mer hållbarhetsnytta, det vill säga nytta ur ett perspektiv som väger in ekonomi, miljöfrågor och social rättvisa, är ett perspektiv att väga in i behovsanalysen. Inköp kan leda till ökad social hållbarhetsnytta genom krav på sysselsättning för grupper långt ifrån arbetsmarknaden. Inköpta produkter och tjänster bör vara tillgängliga för alla, oavsett funktionsförmåga. Att investera i trygghet genom bättre belysning och mer inkluderande mötesplatser skapar också värde ur ett hållbarhetsperspektiv.

När man väl har beslutat sig för att göra ett inköp gäller det att hantera de risker som kan leda till otrygga affärer, minskat förtroende och att arbetstagare ges undermåliga arbetsvillkor.

Riskhantering för ansvarsfulla inköp

Innan ett avtal ingås bör en bedömning av leverantören göras. Bedömningen kan omfatta några eller alla de kontrollpunkter du hittar i vägledningens checklistor för ekonomiska, miljömässiga och sociala och arbetsrättsliga frågor. Beroende på dina tillgängliga resurser kan en mer eller mindre omfattande kontroll göras. Ingen av punkterna i checklistan är tvingande åtgärder för dig som fastighetsägare, utan frivilliga kontrollpunkter som ska hjälpa dig känna dig trygg i din kommande affär. Under avtalstiden kan kontrollpunkterna och metoderna för att kontrollera och stämma av avtalet utökas.

Förslag på åtgärder:

Använd Fastighetsägarnas frågor för självutvärdering av Uppförandekod för leverantörer.
Vid möten med leverantören, diskutera dessa risker och hur ni tillsammans kan jobba för att motverka dom.
Om möjligheten finns: följ upp avtalet genom att göra en revision på plats, möjligen med en extern part.
I en djupare riskanalys kan leverantörsledet kartläggas. Finns exempelvis utländska aktörer? Beroende på vilket land en vara produceras i eller en tjänst utförs, finns det särskilt uppmärksammade risker vi borde ta hänsyn till?
Hur arbetar leverantören med riskanalys? Har de en egen uppförandekod och/eller policy för hållbara inköp? Har de kanske gjort egna revisioner på plats?

Om brister upptäcks under kontrollen kan man gå olika vägar. Vid en första bedömning av leverantörer finns möjligheten att helt enkelt välja en annan leverantör. Vid uppföljning finns i stället möjligheten att arbeta för förbättring, där brister diskuteras med leverantören och de i sin tur tar fram en plan för att vidta åtgärder för att förbättra de brister som upptäckts.

Vill du veta mer om hållbarhet i leverantörsledet?

Du vet väl att Fastighetsägarna tillsammans med Hållbarhetsrådet har tagit fram flera vägledningar och guider om detta ämen? Alla skrifter finns på vår webbplats för nedladdning: