Att byta förvaltare i brf
För dig som bostadsrättsförening eller fastighetsägare som planerar att byta förvaltare. Här får du veta hur processen går till och hur du gör bytet så smidigt som möjligt.
Kontakta oss
För dig som bostadsrättsförening eller fastighetsägare som planerar att byta förvaltare. Här får du veta hur processen går till och hur du gör bytet så smidigt som möjligt.
Kontakta ossStyrelsen behöver börja med ett formellt beslut: ska vi utreda ett byte? Därefter handlar det om att göra en nulägesanalys. Vad är man nöjd respektive missnöjd med hos sin nuvarande förvaltare? Vilka delar fungerar bra? Är det ekonomin, tekniken, kundservicen eller jouren som haltar? Informera tidigt medlemmarna – transparens skapar trygghet.
När behovet är tydligt begär ni in offerter. Fokusera inte enbart på priset. Träffa teamet som kommer arbeta med er bostadsrättsförening eller fastighet och kontrollera att de förstår era specifika behov.
Vanliga förvaltaravtal har sex månaders uppsägningstid. Missas detta förlängs avtalet ofrivilligt. Planera bakåt från önskat startdatum.
Utse kontaktpersoner för ekonomi, teknik och kommunikation inför er onboarding. Säkerställ att viktiga ekonomiska flöden (avier, betalningar, register) fungerar utan avbrott. Starta övergången i god tid för att undvika problem.
Informera tydligt och ofta via e-post, anslag i trapphus och föreningens webbplats. Medlemmarna vill veta hur bytet påverkar dem och vem de ska kontakta.
Efter bytet följer en stabiliseringsfas. Fastighetsägarna Service råd vid byte är att ha täta avstämningar med den nya förvaltaren för att kunna justera småsaker direkt.
Starta minst sex månader innan önskat byte på grund av uppsägningstider.
Ja, fler rutiner och mer data ska flyttas. Lösningen är att börja tidigare och fördela ansvar.
Det mesta ingår i vanliga överlämningsrutiner som er nya förvaltare redan har inarbetade processer för, men styrelsen bör ändå ha grundläggande dokumentation samlad. Framför allt behövs juridiska och ekonomiska handlingar, lägenhets- och medlemsinformation samt tekniska dokument som underhållsplan och energideklaration.
Även praktiska delar som nyckelhantering, avtal med leverantörer och inlogg till digitala system är viktiga. Genom att ha detta lättillgängligt kan den nya förvaltaren ta över smidigt och undvika avbrott i drift och service.
Främst snabba beslut och återkoppling. Den nya förvaltaren hämtar mycket information från den gamla, men styrelsen bekräftar.
Det sköter i regel den nya förvaltaren, men ni i styrelsen bör alltid säkerställa att inget tappas bort. Överlag är det viktigt med såväl dokumentation som tydlig kommunikation mellan förvaltare, styrelse och de boende.
Oftast innebär ett byte inga direkta kostnader, men det kan uppstå dubbla avgifter under en övergångsperiod.
Vissa avtal följer med och andra kan behöva omförhandlas. Se därför gärna över serviceavtal, försäkringar och abonnemang. Detta är något ni även kan få hjälp med vid ett byte av förvaltare.
Eftersom brf:en är personuppgiftsansvarig måste överföring av medlemsregister och lägenhetsförteckning ske säkert.
"Processen är ofta mycket enklare än man tror. Nyckeln är att börja i tid och ha ordning på kommunikationen med alla intressenter. Jag brukar säga att det första steget är att kartlägga vad man är nöjd respektive missnöjd med när det kommer till den nuvarande förvaltningen. Då blir det lättare att ställa rätt krav i en upphandling."
Jacob Norgren är affärsutvecklare hos oss och har kandidatexamen i Fastighetsutveckling med fastighetsförmedling, från KTH. Han jobbar både gentemot kommersiell förvaltning och bostadsrättsföreningar.
– Jag har sett många exempel där det billigaste alternativet i längden blivit dyrast, just för att det inte matchade föreningens behov, säger Jacob Norgren, affärsutvecklare på Fastighetsägarna Service.
Att byta förvaltare är inte svårt – men det kräver planering. Börja minst ett halvår innan, var tydlig i upphandlingen, och starta onboarding tre månader före avtalsstart. Kommunicera med medlemmarna, följ upp löpande och se till att små problem löses direkt.
– När bytet är klart märker de flesta föreningar att det var enklare än de trodde. Och vinsten blir ofta en mer lyhörd och modern förvaltning, summerar Jacob Norgren.