Hantera störningar och klagomål

När styrelsen får en anmälan om störning måste de första åtgärderna vidtas så snart det är möjligt. Anmälan ska dokumenteras och utredning ska inledas.

Det är viktigt att komma ihåg att alla får leva ett normalt liv i sin bostad. Med normalt liv menas att barnen får leka, man får duscha sena kvällar och renovera sin lägenhet under rimliga former. Bedömningen måste göras utifrån vad som är normalt och rimligt. Alltså någon form av sunt förnuft.

Om det gäller en anmälan om störningar från någon boende kan inledningsvis övriga grannar kontaktas för att se om de också upplever störningar. Styrelsen bör också ta kontakt med den som ska ha stört om det går att fastställa vem det är. Kanske har personen inte tänkt på att det kan uppfattas som en störning och ett enkelt samtal kan räcka. Det är inte ett gott utgångsläge om det bara finns klagomål från en granne. Om ”ord står mot ord” är det osäkert om det verkligen förekommit någon störning.

Det är viktigt att fastställa om det rör sig om en engångsföreteelse eller om störningarna förekommer regelbundet. Enstaka fester får man ha i lägenheter så länge de håller sig inom rimliga gränser. 

Styrelsen bör anteckna vad som framgår av kontakterna med de boende. Det är dock viktigt att inte spara uppgifter som utgör personuppgifter under längre tid än nödvändigt om till exempel uppgifterna sparas digitalt. Läs mer om personuppgiftshantering och ladda ner Fastighetsägarnas vägledning. 

Om styrelsens slutsats är att det förekommer störningar i den grad att de inte bör accepteras så ska styrelsen uppmana bostadsrättshavaren att upphöra med störningar. Det ska ske skriftligt genom en så kallad rättelseanmodan. 

En rättelseanmodan ska innehålla uppgifter om vilka störningar som förekommit, en uppmaning till bostadsrättshavaren att vidta rättelse genom att upphöra med störningarna samt beskriva följderna om bostadsrättshavaren inte vidtar rättelse.

Utformningen av rättelseanmodan har stor juridisk betydelse och om styrelsen inte har erfarenhet bör hjälp tas av exempelvis förvaltare eller jurist.

Beskrivningen av störningen ska vara så tydlig som möjligt, men utan att begränsa området för mycket. Har det exempelvis förekommit många fester kan det skrivas att anmodan avser störningar i form av höga ljud och hög musik samt spring till lägenheten sent på kvällarna. Då begränsas inte anmodan onödigtvis till vissa typer av störningar, men är ändå tillräckligt definierad. Det är viktigt att komma ihåg att rättelseanmodan inte kan ligga till grund för några andra störningar än de som beskrivs.

Konsekvensen av att inte vidta rättelse ska vara klart och tydligt beskriven. Fortsatta störningar leder till att bostadsrätten förverkas. Det innebär att bostadsrättshavaren inte längre får rätt att bo i lägenheten och bostadsrätten ska tvångsförsäljas. Finns det tveksamheter om konsekvensen får skrivelsen anses som en upplysning till den som stör, men den kan inte ligga till grund för ett förverkande. Anmodan ska skickas som ett rekommenderat brev. Om det är gjort behöver bostadsrättsföreningen inte bevisa att bostadsrättshavaren tagit emot rättelseanmaningen. Det är dessutom lämpligt att lämna en kopia direkt i bostadsrättshavarens brevlåda så att informationen kommer fram även om det rekommenderade brevet inte hämtas ut.

Förutom att sända en rättelseanmodan måste också socialnämnden underrättas innan en uppsägning på grund av förverkande kan bli aktuell. Underrättelsen ska innehålla information om bostadsrättsföreningens namn, postadress och telefonnummer, bostadsrättshavarens namn och postadress, den bostadslägenhet som störningarna kommer från samt vilka störningar som har förekommit Det är att rekommendera att underrättelsen till socialnämnden sänds med rekommenderat brev, på så vis går det att bevisa att brevet är sänt och när.

Det finns en särskild form av störning som kallas ”särskilt allvarlig störning”. Det handlar då om sådant som hot eller våld mot andra i föreningen eller mordbrand. För att en händelse ska anses så allvarlig kräver den enligt praxis ofta ett kännbart fängelsestraff.

Om det är en särskilt allvarlig störning behöver inte styrelsen sända någon rättelseanmodan, utan kan säga upp lägenheten direkt. Undantag gäller om lägenheten vid tidpunkten för störningen var upplåten i andra hand. Föreningen behöver sända en kopia av uppsägningen till socialnämnden.

Efter att anmodan sänts följer en viktig period. Det gäller att ta in information som visar om det fortfarande förekommer störningar, eller om dessa har upphört. Om störningarna har upphört ska inte styrelsen göra något ytterligare. Då har rättelse vidtagits. Men om störningarna fortsätter måste de noga dokumenteras.

En metod är att dela ut störningslistor till de närboende. Där uppmanas de fylla i om det förekommer någon störning, under vilken tid, varifrån störningen kommer och vilken typ av störning det avser. Listorna kan hämtas in av styrelsen efter en tid och de olika nedtecknade störningarna kan jämföras.

Om boenden känner sig hotade eller oroliga kan ett alternativ vara att föreningen skriver avtal med en störningsjour. De kommer då till platsen om någon ringer. Störningsjouren konfronterar den störande och skriver en rapport om vad som inträffat.

Om rättelse inte vidtas utan dröjsmål och övriga åtgärder inte hjälper är nästa steg att säga upp bostadsrätten som förverkad.

Ett förverkande av bostadsrätten sker av den anledning att den boende inte har vidtagit rättelse. Det är alltså främst störningarna under tiden från att rättelseanmodan sändes till dess att uppsägningen sker som ska bedömas. Är störningarna under den tiden så allvarliga att de leder till ett förverkande? Tidigare störningar ligger inte direkt till grund för förverkandet, även om de naturligtvis spelar en roll vid en senare sammantagen bedömning i tingsrätten.

Bostadsrättshavaren är inte förverkad om störningarna är av ringa betydelse. Vid en sådan bedömning beaktas särskilt om det som ligger bostadsrättshavaren till last har sin grund i att en närstående eller tidigare närstående har utsatt bostadsrättshavaren eller någon i bostadsrättshavarens hushåll för brott.

Bedömer styrelsen att rättelse inte har vidtagits bör en uppsägning på grund av förverkande ske. Det är lämpligt om styrelsen vid behov tar hjälp med att upprätta en uppsägning Detta så att bedömningen av störningarna, uppsägningen och delgivning hanteras rätt.

Förverkandet ska klargöra att bostadsrättshavaren inte har vidtagit rättelse och att bostadsrätten därför är förverkad och att avflyttning måste ske senast ett bestämt datum. Olika förverkandeanledningar har olika avflyttningstid och det är viktigt att ange rätt tid.

Det är också att rekommendera att en delgivningsman anlitas för överlämnandet av uppsägningen. De som arbetar med delgivning vet hur olika situationer ska hanteras såväl vad gäller överlämnandet som i fråga om säkerhet. Delgivningen behöver kunna styrkas och det kan inte uteslutas att situationen blir hotfull.

Om den som har fått sin bostadsrätt förverkad bestrider uppsägningen kan styrelsen behöva vända sig till tingsrätten. I annat fall kan föreningen ansöka om tvångsförsäljning och avhysning hos Kronofogden. Om tvist uppstår och frågan ska hanteras av tingsrätten kan den jurist som anlitas normalt sett hjälpa till att ansöka om rättsskydd ur föreningens fastighetsförsäkring. På så vis behöver inte föreningen ta hela kostnaden för processen. Men det kommer ändå att bli kostnader och det kommer ta mycket av styrelsens tid.

Det är oftast en bättre väg att nå en överenskommelse med den som förverkat sin bostadsrätt. Parterna är fria att komma överens. Inte sällan innebär det att bostadsrättshavaren medger förverkandet, och att hen själv tillåts sälja sin bostadsrätt senast ett visst datum. En sådan överenskommelse går snabbare och kostar mindre än en process i domstol. Såväl föreningen som bostadsrättshavaren tjänar på en sådan lösning.