Här följer Fastighetsägarna Dokuments allmänna villkor. Senast uppdaterade 2023-04-28.
1.1 Fastighetsägarna Dokument är en molnbaserad webbtjänst som riktar sig till företag, organisationer och fysiska personer som är näringsidkare. I tjänsten kan användare skapa avtal med hjälp av de formulär som finns i tjänsten. Tjänsten Fastighetsägarna Dokument tillhandahålls av Fastighetsägarna Sverige AB, 556019-6387 (”Fastighetsägarna Sverige”). Webbtjänsten finns på adressen https://app.fastdok.se. Dessa allmänna villkor gäller mellan Fastighetsägarna Sverige och kund/användare av tjänsten.
1.2 Definitioner
Tjänsten: Den molnbaserade webbtjänsten Fastighetsägarna Dokument som tillhandahålls via https://app.fastdok.se.
Ärende: digitalt samlingsdokument bestående av ifyllda formulär och uppladdade filer som kan laddas ned som en fil i formatet PDF. Ärende skapas av en användare inom ramen för en organisation.
Dokument: De digitala formulär för avtal och andra handlingar som kan användas av användare i tjänsten Fastighetsägarna Dokument.
Kund: Juridisk eller fysisk person som skapar ett kundkonto i Fastighetsägarna Dokument.
Användare: Person som använder tjänsten, antingen genom eget användarkonto eller utan att logga in.
Organisation: Till kund kopplas en eller flera organisationer. I organisationen skapas ärenden. Användare som tillhör en organisation efter att ha skapat organisationen eller bjudits in till organisationen kan skapa ärende, ta del av ärende och ändra i ärende med hänsyn till de sekretessinställningar som valts.
Fastighetssystem: System som tillhandahålls av annan än Fastighetsägarna Sverige och som anropar Fastighetsägarna Dokument genom API.
Tjänsten/webbsidan: Webbsidan med adress https://app.fastdok.se.
2.1 Användning av tjänsten och accepterande av dessa allmänna villkor
Fastighetsägarna Dokument är en molnbaserad webbtjänst som kan användas antingen genom webbsidan eller genom API-anrop.
Genom att använda tjänsten till exempel genom att besöka webbsidan, registrera användar- eller kundkonto eller tillhandahålla en koppling mot tjänsten via API accepterar användaren/kunden/systemleverantören vid varje tidpunkt gällande allmänna villkor.
De allmänna villkoren kan komma att ändras. Kunden kommer i sådant fall att underrättas om villkorsändringen via e-post, via Fastighetsägarna Dokuments hemsida eller på annat lämpligt sätt.
2.2 Tjänsten
För fullständig tillgång till tjänsten krävs registrering av användarkonto och kundkonto. Viss funktionalitet finns tillgänglig i tjänsten även utan konto. Vid användning av tjänsten ska användaren följa de instruktioner som vid varje tillfälle framgår av tjänsten.
Användare får inte använda tjänsten på annat sätt än vad som är tänkt, till exempel genom att utveckla eller använda programvara som syftar till att kringgå delar av tjänsten som den tillhandahålls på webbplatsen. Undantag gäller för fastighetssystemleverantörer som fått Fastighetsägarnas samtycke till integrering och använder den av Fastighetsägarna tillhandahållna lösningen för detta.
Användare får aldrig använda tjänsten som ett led i en brottslig handling.
2.3 Registrering av användarkonto
Genom att registrera sig i tjänsten skapar användare ett användarkonto. Vid registrering av användarkonto anges för- och efternamn, e-postadress och lösenord. Lösenordet är personligt och får inte lämnas ut till annan.
2.4 Registrering av kundkonto och skapande av organisation
För att skapa ärenden, teckna abonnemang eller göra styckköp, behöver användaren registrera eller bjudas in till en organisation kopplad till ett kundkonto. Vid registrering av kundkonto anges de uppgifter som efterfrågas i tjänsten. Genom att registrera sig som kund skapas en organisation med kundens namn. Vid registrering av ytterligare organisation anger användaren ett organisationsnamn. Organisationsnamnet väljs fritt och behöver inte motsvara namnet på en verklig organisation. Flera organisationer kan vara kopplade till en kund.
Samtliga ärenden som skapas av en användare är kopplade till ett organisationskonto. Det innebär att andra användare inom samma organisation kan komma åt, ändra och radera ett ärende, se mer under avsnittet säkerhet och integritet i dessa allmänna villkor.
2.4.1 Flera användare i en organisation
Användare som skapat ett kundkonto och en organisation kan bjuda in andra användare till organisationen. Genom att bjuda in en användare får användaren tillgång till de ärenden som finns i organisationen i enlighet med de sekretessinställningar som organisationsadministratör valt. När användare skarpmarkerar ärenden inom en organisation uppkommer betalningsansvar för den registrerade kunden som organisationen är ansluten till enligt den valda betalningsmetoden. Användare underrättas i samband med skarpmarkering av ett ärende att betalningsansvar/konsumtion av abonnemang uppstår.
2.5 Fastighetssystem
Fastighetsägarna Dokument är integrerad mot flera olika fastighetssystem som anropar tjänsten genom ett öppet API. Fastighetssystemens integrationer kan erbjuda olika funktioner. För att kunna använda tjänsten krävs dock användarkonto och kundkonto i tjänsten. Identifiering av användare sker normalt sett genom API-anrop. Fastighetsägarna Sverige ansvarar inte för fastighetssystemets funktion utan tillhandahåller endast en API-koppling.
2.6 Utbud
Utbudet i tjänsten består dels av formulär som kan användas t.ex. för att upprätta avtal och dels av teknisk funktionalitet för att underlätta skapandet av avtal och andra handlingar. Formulären uppdateras med jämna mellanrum och utbudet kommer därmed att förändras över tid. Formulär som finns i tjänsten vid en tidpunkt kan komma att tas bort ur tjänsten om Fastighetsägarna finner skäl därtill.
3.1 Allmänt om köp, konsumtion och betalningsansvar
Registrerad kund är gentemot Fastighetsägarna Sverige ansvarig för de köp och konsumtion som användare med tillgång till kunds organisation i tjänsten gör.
Köp i tjänsten kan genomföras som styckköp eller genom tecknande av abonnemang.
3.2 Styckköp
3.2.1 Allmänt om styckköp
Styckköp kan genomföras av användare i tjänsten som är ansluten till en organisation och kundkonto som inte omfattas av ett gällande abonnemang som medger användningen. Det sker genom att ett ärende bestående av ett eller flera dokument skapas och skarpmarkeras. Genom skarpmarkering kan ärendet laddas ned som PDF utan utkaststämpel. I samband med skarpmarkering uppmärksammas användaren på att köp genomförs. Användaren behöver göra ett val av betalningsmetod och uppge de uppgifter som efterfrågas.
3.2.2 Priser för styckköp
3.3 Abonnemang
3.3.1 Allmänt om abonnemang
Användare som har rollen kundadministratör i tjänsten kan teckna abonnemang. Det finns olika nivåer av abonnemang. Abonnemanget tecknas i tjänsten och kunden erhåller därefter ett e-postmeddelande med bekräftelse. Abonnemanget omfattar samtliga organisationer kunden skapat.
Samtliga abonnemang gäller ett år från tecknande av abonnemang och kan nyttjas för skarpmarkering av det antal formulär som anges för respektive abonnemang under ett år. Vid skarpmarkering av ärende avräknas det totala antalet formulär som ärendet innehåller från kundens kvarvarande antal formulär för abonnemangsperioden. Formulär som är angivna som ”kostnadsfria” räknas inte av från kundens tillgodohavande.
Om kunden använder det totala antalet formulär som ingår i abonnemanget kan ytterligare ärenden inte skarpsmarkeras. Kunden får då möjlighet att antingen styckköpa formulär, se föregående avsnitt, eller uppgradera abonnemanget vilket innebär att ett nytt abonnemang med tillgång till fler formulär börjar löpa. Det nya abonnemanget löper ett år från uppgraderingsdagen.
3.3.2 Förlängning av abonnemang och uppsägning
Vid abonnemangstidens slut förlängs abonnemanget automatiskt om abonnemanget inte sagts upp av kunden eller Fastighetsägarna Sverige. Det innebär att en ny abonnemangsperiod börjar löpa. Under den nya abonnemangsperioden kan kunden skarpmarkera det antal formulär som gäller för abonnemanget. För den nya abonnemangsperioden gäller det pris som framgår av tjänsten vid tidpunkt för förlängningen.
För att förhindra förlängning av abonnemang måste kunden säga upp abonnemanget en månad innan abonnemangtidens sista dag. Uppsägning kan göras i tjänsten eller genom skriftligt meddelande till Fastighetsägarna Sverige.
Abonnemang kan inte överlåtas på annan.
3.3.3 Uppgradering av abonnemang
Abonnemang kan uppgraderas till högre abonnemangsnivå under abonnemangstiden. Vid uppgradering tecknar kunden ett nytt abonnemang som ersätter det tidigare abonnemanget. Det nya abonnemanget börjar löpa från dagen för uppgradering och gäller ett år från denna dag. Eventuellt kvarvarande tillgodohavande i det ersatta abonnemanget tillgodoräknas kunden i det nya abonnemangets första abonnemangsperiod.
3.3.4 Priser för abonnemang
3.4 Betalning
3.4.1 Betalning med kort
Styckköp sker med kortbetalning via Swedbank Pay som betalningsväxel. Tjänsten är säker och krypterad. Fastighetsägarna Sverige sparar aldrig kortuppgifter som anges i tjänsten.
För betalning anges kortnummer, giltighetstid och CVC-kod hos Swedbank Pay. Ytterligare information kan behöva skickas till kortutgivare möjliggöra riskbedömning. Exempel på sådan information är adressuppgifter, IP-nummer, e-postadress och telefonnummer. Information om personuppgiftsbehandling hos Swedbank Pay finns här: https://www.swedbankpay.se/dataskydd. Det kan vara nödvändigt att verifiera kortköp hos din kortutgivare med Verified by VISA eller MasterCard Identity Check.
3.4.2 Betalning med faktura
För samtliga abonnemang gäller betalning med faktura. Betalning för hela abonnemangsperioden erläggs i förskott. E-postfaktura skickas i första hand om kund anger adress för e-postfaktura, i annat fall skickas faktura till den av kunden angivna postadressen. För faktura gäller betaltid om 30 dagar.
Om kund inte i rätt tid betalar faktura utgår ränta enligt räntelagen.
4.1 Allmänt om säkerhet och integritet
Fastighetsägarna Dokument är utformad som en säker tjänst byggd på en modern plattform. Viss data, till exempel lösenord sparas krypterat.
4.2 Konton
4.2.1 Användares ansvar för tillgång till användarkonto och organisation.
Användare får inte lämna ut sina inloggningsuppgifter till annan. Användare ska använda säkra lösenord och med jämna mellanrum byta lösenord för att minska risken att utomstående får tillgång till uppgifter om användare och ärenden.
Användare som är administratör i kund eller organisation ansvarar för att endast de användare som ska ha tillgång till organisationer och dess ärenden är inbjudna till organisationen. Organisationsadministratör kan och ska genom tjänstens gränssnitt koppla bort användare som inte längre ska ha tillgång till en viss organisation.
4.2.2 Avslutade användarkonton
Användare kan när som helst välja att avsluta sitt användarkonto. Användarkonton kan även avslutas av Fastighetsägarna Sverige till exempel på grund av inaktivitet eller om användaren bryter mot dessa allmänna villkor. När detta sker försvinner möjligheten att logga in i systemet och samtliga kopplingar till kund- och organisationskonton upphör. De ärenden som användaren skapat sparas i organisationen men användarens namn i listor maskeras.
Om användaren är ensam användare kopplade till ett organisationskonto kommer även organisationen att raderas. I så fall raderas även samtliga ärenden kopplade till organisationen.
4.2.3 Inaktiva användarkonton
Användarkonton som inte använts under längre tid kommer att avslutas. För närvarande raderas användarkonto efter 18 månaders inaktivitet. En månad Iinnan det sker kommer användaren få ett e-postmeddelande till uppgiven e-postadress. Användaren kan då logga in i tjänsten och på så sätt förhindra att användarkontot avslutas.
4.2.4 Radering av organisationskonto
En användare som angetts som ägare till ett organisationskonto kan ta bort organisationen. När det görs försvinner samtliga ärenden i organisationen. Användare kopplade till organisationen kommer därmed inte kunna komma åt de ärenden som skapas inom ramen för organisationen.
Organisationskonto raderas i det fall det inte finns någon användare kopplad till organisationen, se ovan.
4.3 Ärenden
Ärenden består av dokument som användare fyllt i samt filer som laddats upp av användare. Ärenden tillhör en organisation.
4.3.1 Sekretess
Organisationsadministratör anger sekretessnivå för en organisation i tjänstens gränssnitt. Om så inte sker kommer samtliga ärenden som skapas omfattas av sekretess. Det innebär att ärenden bara kan åtkommas, ändras och raderas av den användare som skapat ärendet, organisationsadministratören samt användare i organisationen som bjuds in till ärendet.
Om sekretessinställningen ändras för samtliga ärenden i organisationen eller enskilt ärende blir ärendet öppet för samtliga användare kopplade till organisationen.
4.3.2 Gallring av ärenden
Ärenden kommer gallras efter viss tid. Skälet till detta är att ärenden kan innehålla personuppgifter som inte får sparas längre än nödvändigt. Om användare önskar spara uppgifter i ett ärende åligger det användaren att ladda ned ärendet i PDF-format innan ärendet gallras. Eftersom Fastighetsägarna Dokument är en tjänst för upprättande av avtal och andra handlingar utifrån formulär och inte ett avtals- och arkivsystem ansvarar användare att för på egen hand spara resultatet av ett ärende, vilket är PDF-filen, på annan plats utanför tjänsten. När ett ärende raderats kan det inte återskapas och Fastighetsägarna tar ej ansvar för förlorad data till följd av detta.
Nedan följer tiderna för automatisk gallring. Dessa kan komma att ändras. Användare som på grund av regler för personuppgiftshantering eller av annat skäl önskar gallra ärenden tidigare kan radera ärende manuellt.
Ärenden med status ”Utkast” raderas tolv månader efter att sista uppdateringen av ärendet.
Ärenden med status ”Skarp” får status ”Avslutad” om ärendet inte har uppdaterats på 12 månader.
Ärenden med status ”Avslutad” raderas 6 månader efter att ärendet fått statusen ”Avslutad”.
4.4. Avstängning av kund eller användare
Fastighetsägarna Sverige förbehåller sig rätten att med omedelbar verkan och utan återbetalningsskyldighet stänga av användare eller kunds tillgång till Fastighetsägarna Dokument, om kunden utnyttjat tjänsten på ett otillbörligt sätt, exempelvis genom att kunden bryter mot dessa allmänna villkor eller genom att inte betala förfallna fordringar som Fastighetsägarna har på kund för nyttjandet av tjänsten. Fastighetsägarna Sverige förbehåller sig rätten att även efter sådan avstängning skett spara och använda kundinformation som kan behövas för att påvisa otillåten spridning av sådana mallar och formulär som tillhandahållits genom Fastighetsägarna Dokument.
4.5 Särskilt om hantering av personuppgifter
4.5.1. Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för Fastighetsägarna Dokument är Fastighetsägarna Sverige AB (556019-6387), Box 161 32, 103 23 Stockholm.
För personuppgifter om användare, kunder eller kontaktpersoner hos en kund är Fastighetsägarna Sverige personuppgiftsansvariga. Fastighetsägarna ansvarar för att erforderliga personuppgiftsbiträdesavtal ingås med IT-systemleverantörer och andra personuppgiftsbiträden.
Ytterligare information om vår behandling av personuppgifter finns i Fastighetsägarna Dokuments personuppgifts-och cookiepolicy.
4.5.2 Kunds personuppgiftsansvar
För personuppgifter som användare behandlar i tjänsten, till exempel information om hyresgäster, är det kunden som användaren är ansluten till som är personuppgiftsansvarig. Detta beror på att det är Kunden som bestämmer för vilka ändamål som uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Fastighetsägarnas Sverige är personuppgiftsbiträde för sådana personuppgifter.
Genom att kunden använder tjänsten Fastighetsägarna Dokument ingås ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan Fastighetsägarna Sverige som biträde och kunden som personuppgiftsansvarig avseende de hanteringen av personuppgifter som Fastighetsägarna Sverige behandlar för kunds räkning. Personuppgiftsbiträdesavtalet är en del av dessa allmänna villkor och ändras på samma sätt som övriga villkor. Personuppgiftsbiträdesavtalet är bilagt dessa allmänna villkor.
I tjänsten finns funktionalitet för e-signering. Användning av e-signering är för närvarande kostnadsfri. Fastighetsägarna förbehåller sig rätten att i framtiden ändra prissättning vad gäller e-signering.
Användare kan i tjänsten skicka ett ärende för e-signering och därefter följa ärendets status. E-signeringen sker genom extern tjänst som tillhandahålls av Scrive AB (556816-6804) eller Verified Global AB (556883–1233) (för e-signeringsärenden startade innan 2024-10-01) nedan kallad E-signeringsleverantören. Vid användning av e-signering gäller E-signeringsleverantörens instruktioner och information som framgår av E-signeringsleverantörens webbsida: https://helpcenter.scrive.com/ respektive https://www.verified.eu/trust-center/. Signerat dokument lagras hos E-signeringsleverantören och kan laddas ned genom länk i e-postmeddelande som E-signeringsleverantörens skickar till signerande parter. E-signerat dokument lagras ej hos Fastighetsägarna Sverige och användaren svarar själv för att ladda ned och lagra signerat dokument. Dokumentet kan laddas ned under den tid som anges i e-postmeddelandet.
Användare ansvarar själv för sin bedömning av huruvida E-signeringsleverantörens e-signeringstjänst är lämplig att använda med hänsyn till kunds krav på bevisbarhet och säkerhet. Information om säkerhet, tillgänglighet med mera framgår av E-signeringsleverantörens webbsida: https://www.scrive.com/sv/resurser/trust-centre respektive https://www.verified.eu/trust-center/. Fastighetsägarna tar inget ansvar för eventuell ogiltighet av avtal som e-signeras genom E-signeringsleverantörens tjänst.
Användare ansvarar ensamt för sin bedömning huruvida avtal eller annan handling kan och bör undertecknas genom e-signering istället för genom fysisk signatur. För vissa avtal gäller särskilda formkrav som innebär att sådana avtal inte blir giltiga om de e-signeras. För vissa avtalstyper behöver särskild hänsyn tas. Vid överenskommelse om avstående från besittningsskydd gäller till exempel att överenskommelsen inte får e-signeras tillsammans med ett hyresavtal.
Fastighetsägarna utövar ingen kontroll över den information som användare har tillgång till som följd av E-signeringsleverantörens tjänst. Fastighetsägarna har inget ansvar för innehållet i sådan information.
E-signeringsleverantören är aldrig en signerande part utan bevittnar endast transaktionen i syfte att stärka bevisningen av dokumentet. Därav ansvarar Fastighetsägarna aldrig för dokumentens innehåll eller giltighet. Om tvist uppstår gällande ett avtal som signerats med hjälp av E-signeringsleverantören, är Fastighetsägarna enda skyldighet att delge parterna information kring avtalet som kan tas fram med hjälp av E-signeringsleverantörens tjänst. I och med att E-signeringsleverantören skall betraktas som en oberoende part delges samtliga parter samma information vid efterfrågan.
Tjänsten är som huvudregel tillgänglig 24 timmar per dygn, sju dagar i veckan. Uppgradering och service kan medföra driftavbrott och ska i möjligaste mån vidtas utanför ordinarie kontorstid. Fastighetsägarna Sverige ansvarar inte för skada eller annan olägenhet som kan uppstå för kund eller användare hos kund på grund av driftavbrott eller trafikhindrande fel eller för olägenhet som kan uppstå om hemsidan temporärt stängs för service eller uppgraderingar.
Formulär som tillhandahålls via Fastighetsägarna Dokument liksom bakomliggande programvaror och databaser är skyddade enligt lagen om upphovsrätt. Mallar och formulär som tillhandahålls genom Fastighetsägarna Dokument är att betrakta som programvara och får endast nyttjas av registrerade användare i den omfattning som överenskommes mellan kunden eller användaren och Fastighetsägarna Sverige. Det åligger kund och användare av tjänsten att tillse att spridning inte sker som leder till otillåtet nyttjande av genom Fastighetsägarna Dokument tillhandahållet material.
Fastighetsägarna Sverige förbehåller sig rätten att i formulär och annat material som tillhandahålles genom Fastighetsägarna Dokument göra märkning som tillsammans med serverinformation om nedladdning kan ge information om vilken väg otillåtet spritt material har tagit. Kunden och användare hos kunden accepterar att Fastighetsägarna Sverige sammanställer denna typ av information och använder denna typ av information som underlag i de fall då Fastighetsägarna Sverige önskar påvisa otillåten spridning eller otillåtet nyttjande.
Fastighetsägarna Sverige eftersträvar en konstant hög kvalitet såväl tekniskt som innehållsmässigt. Fastighetsägarna Dokuments innehåll kan dock aldrig ersätta juridisk eller annan professionell rådgivning i enskilda fall. Varje kund och användare förklarar sig i och med accepterande av de allmänna villkoren vara införstådd med att Fastighetsägarna Sverige således inte har något rådgivaransvar i enskilda fall eller i förhållande till enskild kund eller användare som kunden låtit ansluta eller i förhållande till tredje man.
Fastighetsägarna Sverige tar inte ansvar för direkta, indirekta eller oförutsedda skador eller kostnader som skulle kunna uppstå vid användning av Fastighetsägarna Dokuments mallar, formulär eller annat innehåll.
Fastighetsägarna Sveriges ansvar för skada är begränsat till högst den totala ersättning som kunden betalat in till Fastighetsägarna Sverige för tjänsten under den senaste 12-månadersperioden.
Händelser såsom krig, naturkatastrof, stridsåtgärder på arbetsmarknaden, myndighetsbeslut och likvärdiga händelser utanför Fastighetsägarna Sveriges kontroll, vilken ej skäligen kunnat förutses, innebär att Fastighetsägarna Sverige befrias från sina förpliktelser att fullgöra ingångna avtal.
Svensk rätt är tillämplig på detta avtal. Tvist angående tolkning eller tillämpning av avtalet ska avgöras enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts Regler för förenklat skiljeförfarande.