Ny i brf-styrelsen? Guide för nya styrelseledamöter

• Föregående verksamhetsår avslutas.
• Fastställa tidplan inför föreningsstämman och eventuellt ta kontakt med en jurist för att eventuellt boka stämmoordförande.
• Ta en titt på förslag på förebyggande åtgärder kring fastighetsskötseln för att minska felanmälningar, samt ta in eventuella offerter för åtgärder.
• Ta in offerter för årets planerade underhåll.

• Boka trädgårdsskötsel inför sommaren.
• Avisering för kvartal två.

• Se över lokalavtal och dess villkor. De som har 9 månaders uppsägningstid eller förfallodatum den sista december behöver sägas upp för villkorsändring nu.
• Påbörja bokslutsarbetet.
• Kontrollera tak efter vintersäsongen.
• Boka vårstädning och garagesopning.
• Planera årsstämma och bestäm datum.
• Boka besiktning av eventuell lekplats.
• Informera medlemmarna om gemensam vårstädning.

• Presentera årsbokslut och skicka ut information till de boende I föreningen.
• Dags att utföra vårstädning och garagesopning.
• Marksyn inför sommarsäsongen.
• Lekplatsbesiktning.
• Kallelse till årsstämma med bifogad årsredovisning, bifogade motioner och styrelsens förslag samt valberedningens nomineringar – tidigast sex veckor och senast två veckor före årsstämman. Ni kan också ta hjälp av oss med  ordförande till stämman.

• Årsstämma – senast 30 juni.
• Registrering av ny styrelse.

• Nya styrelseledamöter, attestanter och firmatecknare behöver registreras hos Bolagsverket samt för leverantörsfakturor i vår portal.
• Avisering för kvartal tre.
• Se över eventuellt uppsägningsbara lokaler för att planera villkorsändringar. Ta kontakt med lokalhyrestagaren för information om eventuell uppsägning för ändringar i avtalet.
• Budget och underhållsplan för nästa år presenteras av en ekonom och förvaltare, om ni har dessa externt. 

• Förberedelse av-  och/eller se över underhållsplanen.

• Uppdatering om underhållsplan samt sammanställning av underhållsbudget.
• Inleda budgetarbete och begära underlag för planerat underhåll från din förvaltare.
• Dags att genomföra en radonmätning.

• Planera budget för nästa år.
• Upphandling av snöskottning av tak och mark, samt kontroll av värmeslingor.
• Se över eventuellt uppsägningsbara lokaler för att planera villkorsändringar. Ta kontakt med lokalhyrestagaren för information om eventuell uppsägning för ändringar i avtalet. Du kan också ta hjälp av oss med lokaluthyrningen.
• Marksyn inför vintersäsongen.
• Beställa ev. julgran till innergården.
• Beställa ev. snöjour.

• Färdigställa och presentera underhållsplan och budget för 2024.
• Informera medlemmarna om eventuella avgiftsändringar nästa år.

• Avisering för kvartal ett.
• Villkorsändringar för lokalavtal behöver genomföras. Du kan också ta hjälp av oss med lokaluthyrningen.

En styrelseordförande är enligt lag den enda post i styrelsen som måste väljas och när en ny ordförande tillsätts behöver denne registreras hos Bolagsverket.

I ordförandes uppgifter ingår det att:

• kalla till och leda styrelsemötena
• öppna föreningsstämman
• se till att styrelsens beslut blir verkställda
• se till att styrelsen sammanträder när det behövs
• se till att styrelseprotokoll förs och justeras vid behov
• ansvara för att Bolagsverket får anmälan om ändringar i styrelsen eller i stadgarna
• se till att medlemmarna i föreningen blir informerade om vad som sker i bostadsrättsföreningen

Som sekreterare i bostadsrättsföreningens styrelse är du med fördel noggrann och duktig på att uttrycka sig i skrift. Du ansvarar för att hålla koll på de administrativa delarna, framför allt protokollen från styrelsemötena och föreningsstämmorna samt andra viktiga dokument. Du ser till att dessa skrivs och förvaras på en säker plats. Det kan även vara ditt ansvar att förbereda styrelsens träffar med korrekta kallelser och bokning av lokal och fika.

Som ekonomiansvarig ansvarar du för allt kring in- och utbetalningar, budgetarbete, bokföring och deklarationer samt analyser och rapporter kring föreningens ekonomiska status. Det tillhör även din roll att informera övriga ledamöter om föreningens ekonomi på styrelsemötena.

Idag är det dock vanligt att föreningar lägger ut den ekonomiska förvaltningen till en extern part och då blir du som ekonomiansvarig kontaktperson mellan styrelsen och den ekonomiska förvaltaren.

I en bostadsrättsförenings styrelse är det bra att ha några reserver ifall någon skulle få förhinder vi styrelsemötena. Som suppleant träder du in med yttrande- och rösträtt samt samma ansvar som ordinarie ledamot ifall denne inte kan delta. Kan ordinarie ledamot medverka har du som suppleant dock inget ansvar eller rättigheter att delta i röstningen. Det kan trots det vara bra att vara med på styrelsemötena som suppleant eftersom du då får koll på vilka ärenden som är aktuella, vilket underlättar till nästa gång du har ansvar.

En firmatecknare är den eller de personer som har befogenhet att skriva under avtal för bostadsrättsföreningen. Oftast är det hela eller några ur styrelsen som står som firmatecknare, vilket regleras i föreningens stadgar, men det går även att ha en person utifrån som firmatecknare. Då kallas denne för en särskild firmatecknare. Det kan till exempel vara en förvaltare, vilket styrelsen tar beslut om. När det finns nya firmatecknare i styrelsen behöver dessa registreras hos Bolagsverket.

Det finns inga roller, förutom ordförande, som enligt lag måste finnas i en bostadsrättsförenings styrelse. Det är föreningens behov som bestämmer vilka ansvarsområden som bör fördelas. Det kan vara allt från miljö- och utomhusansvarig till ansvarig för webbplatsen eller för gemensamma utrymmen.